Registrierkasse beim Vereinsfest – wann ist sie Pflicht?
Kleines oder großes Vereinsfest, 72-Stunden-Grenze, Umsatzgrenzen und Belegpflicht: Hier finden Sie die wichtigsten Regeln für Österreich verständlich zusammengefasst.
Kurz gesagt: Ein kleines Vereinsfest eines gemeinnützigen Vereins ist von Registrierkassen-, Einzelaufzeichnungs- und Belegerteilungspflicht befreit – vorausgesetzt, alle Feste zusammen dauern höchstens 72 Ausschankstunden pro Jahr und werden im Wesentlichen von Mitgliedern getragen. Wird diese Grenze überschritten, gilt das Fest als großes Vereinsfest: Dann greifen die normalen Steuerregeln – und ab bestimmten Umsätzen auch die Registrierkassenpflicht.
Wann ist ein Fest ein „kleines Vereinsfest“?
Laut Bundesministerium für Finanzen (§ 45 Abs. 1a BAO) müssen dafür alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
- Höchstens 72 Stunden pro Kalenderjahr – gezählt werden die Ausschankstunden aller Feste des Vereins zusammen. Nachgewiesen wird das über den behördlichen Bescheid bzw. die Anzeige der Veranstaltung; ohne Nachweis zählt die gesamte Veranstaltungsdauer.
- Mindestens 75 % Mitglieder: Das Fest wird im Wesentlichen von Vereinsmitgliedern getragen; Nichtmitglieder helfen nur in geringem Ausmaß und unentgeltlich.
- Verpflegung durch Mitglieder: Speisen und Getränke werden grundsätzlich von den Mitgliedern bereitgestellt. Wird die Verpflegung an einen Unternehmer ausgelagert, ist dessen Tätigkeit gesondert zu betrachten.
- Musik- und Künstlergruppen verrechnen nicht mehr als 1.000 € pro Stunde.
Die 72 Stunden gelten je Ortsgruppe eines Vereins (kleinste Einheit ist die Katastralgemeinde). Das gilt auch für Feuerwehrfeste.
Was gilt beim großen Vereinsfest?
Werden die Voraussetzungen nicht erfüllt – etwa weil das Fest über mehrere Tage länger als 72 Ausschankstunden dauert –, liegt ein begünstigungsschädlicher Betrieb vor. Für diesen gilt:
- Steuern: Körperschaft- und Umsatzsteuer werden fällig.
- Belegerteilungspflicht – auch unterhalb der Umsatzgrenzen: Bei Barzahlung muss ein Beleg erstellt und ausgehändigt werden.
- Registrierkassenpflicht, sobald der Jahresumsatz des Betriebs 15.000 € netto und die Barumsätze 7.500 € netto übersteigen – beide Grenzen gleichzeitig. Wichtig: Bankomat- und Kreditkartenzahlungen zählen als Barumsatz.
- Ab wann? Die Pflicht beginnt mit dem vierten Monat nach Ablauf des Umsatzsteuer-Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden. Wer regelmäßig große Feste veranstaltet, ist damit in der Regel dauerhaft registrierkassenpflichtig.
- Gemeinnützigkeit: Bis 100.000 € Jahresumsatz aus begünstigungsschädlichen Betrieben gilt von Gesetzes wegen eine Ausnahmegenehmigung – die Gemeinnützigkeit des Vereins bleibt also erhalten. Darüber ist ein Antrag beim Finanzamt nötig. Die Registrierkassen- und Belegpflicht bleibt davon unberührt.
Weitere Fälle
- Externer Caterer oder Wirt: Übernimmt ein Unternehmer die Bewirtung, unterliegt er selbst der Registrierkassenpflicht.
- Vereinskantine: Befreit, solange die Umsätze 30.000 € pro Jahr nicht übersteigen und die Kantine an höchstens 52 Tagen geöffnet ist.
So hilft Gastronaut
Mit Gastronaut müssen Sie sich nicht vorab für ein System entscheiden: Boniersystem und Registrierkasse sind in einer App vereint. Beim kleinen Vereinsfest bonieren und kassieren Sie ohne Fiskalisierung, beim großen Fest schalten Sie die RKSV-konforme Registrierkasse einfach dazu – inklusive Fiskalisierung über fiskaly, Belegerstellung (digital per QR-Code oder gedruckt) und Archivierung. Auch Kartenzahlungen werden automatisch korrekt erfasst.
Hinweis: Diese Zusammenfassung ersetzt keine Steuerberatung. Maßgeblich sind die jeweils gültigen Gesetze und die Informationen des Finanzministeriums – im Zweifel klären Sie Ihren konkreten Fall bitte mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt. Stand: Oktober 2026. Quellen: BMF – Häufige Fragen zu Vereinen, Unternehmensserviceportal – Registrierkassenpflicht.
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